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14 Okt 2011 - 15:04:46

Tipp für Handwerker: Die richtige Software an der richtigen Stelle spart Zeit und Nerven

Jeder Handwerker arbeitet mit ausschließlich erstklassigem Werkzeug von hoher Profi-Qualität. Es wird täglich benutzt und muss darum viele Jahre funktionieren. Keinem Elektriker käme es in den Sinn, einen elektrischen Schrauber aus dem Heimwerkermarkt zu kaufen. Es ist einleuchtend, dass sehr gute Produkte darum nicht billig sein können.

Was für die Werkzeugausstattung eines Handwerkers gilt, stimmt meist nicht für die IT-Ausstattung. So ist er daheim im Büro nach einem langen Arbeitstag oder am Wochenende stundenlang damit beschäftigt, den "Verwaltungskram" (Buchhaltung führen usw.) zu erledigen.

Der Grund, warum nicht wenige Handwerker dies für einen Kampf halten, liegt zum einen sicherlich daran, dass solche Tätigkeiten für ihn unangenehm sind; zum anderen auch daran, dass dabei mit ineffektiven Methoden gearbeitet wird: Microsoft Word und Excel (oder auch Openoffice oder Libreoffice) sind häufig die Programme, mit denen Handwerker ihre Auftragsverwaltung erledigen.

Kein Dachdecker würde mit einem Schraubenzieher Nägel einklopfen wollen. Word und Excel sind kaum dazu sinnvoll, eine Auftragsverwaltung effizient zu ersetzen. Es ist also nicht verwunderlich, dass eine Aversion gegen den EDV-Bürokram damit zunimmt. Mancher Handwerker hat noch überhaupt nicht bedacht, ob es Alternativen gibt. Das bedeutet nicht, dass er die Tätigkeit an die Ehefrau verlagert, sondern eine hochwertige Handwerkersoftware, die ihm ebenso wie sein professionelles Werkzeug hilft.

Auf dem Markt sind hierzu diverse Lösungen in unterschiedlichen Preisklassen verfügbar. Ob nun Lösung 1, 2 oder 3 für einen besser ist, das möge jeder Handwerker auf Basis seiner subjektiven Prämissen für sich selbst entscheiden. Vielmehr geht es in diesem Artikel darum zu zeigen, dass der Einsatz eines professionellen Handwerkerprogramms ihm hilft, verschiedene Tätigkeiten zu reduzieren, und man sich damit mehr auf seine eigentlichen produktiven Geschäftstätigkeiten fokussieren kann. Gewinn, den man nicht erzielt, weil man keine Zeit hat, ist nicht im Sinne eines tüchtigen Geschäftsmannes. Bei Handwerksfirmen mit sehr speziellen Geschäftsprozessen sollte ein Inhaber in Erwägung ziehen, dass auch eine individuell entwickelte Software eine Alternative zu gekauften Lösungen darstellen kann.

Im Gegensatz zu Office-Produkten sind in einer richtigen Auftragsverwaltung von sich aus schon zahlreiche Funktionen und Abläufe inkludiert. Word & Co. bestehen aus einzelnen Programmteilen und haben weder eine Adress- noch eine Dokumentendatenbank. So ist beispielsweise der Artikelstamm in der Regel eine große Tabelle.

Im Unterschied zur professionellen Handwerkersoftware sind Office-Lösungen beim Kauf oft deutlich billiger. Daher präferieren manche Handwerker noch Office-Programme. Insbesondere bei der Einführung einer Software muss man Schulungsaufwand berücksichtigen, bei einer Auftragsverwaltung ist spürbar mehr Zeit notwendig. Mit einer Auftragsverwaltung ist der zeitliche und mengenmäßige Aufwand im regelmäßigen Gebrauch deutlich geringer als bei Office-Lösungen. In der Kosten-Nutzen-Auswertung liegt eine professionelle Handwerkersoftware hinsichtlich der besonderen Tätigkeiten eines Handwerkers deutlich vor Word & Co.


Alle Dokumente sind in Office-Produkten manuell erstellt, geprüft und abgespeichert. Es entstehen dabei unzählige Dokumente (die im Laufe der Zeit noch viel mehr werden); die ganze Sache wird dadurch immer zeitaufwändiger. Es gibt in Word & Co. auch keine mitgelieferten umfangreicheren Funktionalitäten oder ganze Prozesse; alle Dokumente sind mit der Hand zu generieren und zu prüfen. Im Gegensatz dazu kommt eine Auftragsverwaltung mit einer erheblichen Anzahl an Vorlagen. Dokumente werden mit den wichtigsten Informationen selbständig ausgefüllt. Die Ablage aller je erzeugten Dokumenten geschieht vollautomatisch und beinhaltet Zuordnung zu den entsprechenden Stammdaten (Lieferanten, etc.). Das System generiert beispielsweise automatisch Mahnungen, wenn ein Kunde seine Rechnung nicht bezahlt hat. Teilrechnungen erstellen? Abschlagszahlungen definieren? Kein Problem für die professionelle Handwerkersoftware. Da es in Word & Co. keine automatischen Funktionen gibt, geschehen damit viel öfters Fehler (z.B. Zahlendreher). Notwendige Anpassungen an gesetzliche Rahmenbedingungen, innovative Funktionalitäten und weitere Optimierungen werden kontinuierlich durch den Hersteller realisiert.

Der Einsatz von Word & Co. ist schon dann nicht mehr möglich, wenn Mehrplatzfähigkeit erforderlich ist. Mit einer professionellen Handwerkersoftware können zusätzlich Zugriffsrechte verwaltet werden. So können unterschiedliche Stände in Daten umgangen werden.

Insgesamt gesehen ist eine Auftragsverwaltung die sinnvollere Alternative zu Word & Co. Warum tun sich Handwerker schwer mit der Umstellung und quälen sich weiterhin mit stumpfer Axt? "Ich habe keine Zeit!" ist eine schlechte Ausrede.

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